Traymo RatgeberNebenkostenabrechnung erstellen: Fristen, Inhalt, typische Fehler
Wie du als Vermieter eine korrekte Nebenkostenabrechnung erstellst – Abrechnungsfrist, umlagefähige Kosten, Verteilerschlüssel und was hinein muss.
Einmal im Jahr rechnen Vermieter die Vorauszahlungen für die Betriebskosten mit den tatsächlichen Kosten ab. Wer dabei Fristen und Mindestinhalte beachtet, vermeidet Streit und verliert keine Nachzahlungen.
Welche Fristen gelten?
Abgerechnet wird jährlich, der Abrechnungszeitraum darf höchstens zwölf Monate umfassen. Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen (§ 556 Abs. 3 BGB). Für das Kalenderjahr 2025 also bis zum 31. Dezember 2026.
- Kommt die Abrechnung zu spät, kann der Vermieter keine Nachzahlung mehr verlangen – außer er hat die Verspätung nicht zu vertreten.
- Ein Guthaben des Mieters muss trotzdem ausgezahlt werden.
- Der Mieter hat seinerseits zwölf Monate nach Zugang Zeit, Einwände zu erheben.
Welche Kosten darf ich umlegen?
Umlegen darfst du nur Betriebskosten, die im Mietvertrag vereinbart sind. Welche Kosten das sein können, regelt die Betriebskostenverordnung (§ 2 BetrKV), unter anderem:
- Grundsteuer
- Wasser, Abwasser
- Heizung und Warmwasser
- Müllabfuhr und Straßenreinigung
- Hausreinigung und Gartenpflege
- Allgemeinstrom (Beleuchtung)
- Schornsteinfeger
- Gebäudeversicherung und Haftpflicht
- Hauswart
- Aufzug
Nicht umlagefähig sind etwa Verwaltungskosten, Reparaturen und Instandhaltung, Rücklagen oder Kontoführungsgebühren. Kabelfernsehen darf seit dem 1. Juli 2024 nicht mehr über die Nebenkosten abgerechnet werden.
Wie werden die Kosten verteilt?
Haben die Parteien nichts anderes vereinbart, werden Betriebskosten nach dem Anteil der Wohnfläche verteilt (§ 556a BGB). Kosten, die nach Verbrauch erfasst werden – etwa Wasser über Zähler –, werden nach Verbrauch umgelegt.
Für Heizung und Warmwasser gilt die Heizkostenverordnung: 50 bis 70 Prozent der Kosten nach Verbrauch, der Rest nach Fläche. Seit 2023 werden außerdem die CO2-Kosten der Heizung nach einem Stufenmodell zwischen Vermieter und Mieter aufgeteilt – je schlechter die Energiebilanz des Gebäudes, desto größer der Anteil des Vermieters.
Was muss in der Abrechnung stehen?
Damit eine Abrechnung formell wirksam ist, braucht sie mindestens:
- eine Zusammenstellung der Gesamtkosten je Kostenart,
- die Angabe und Erläuterung der Verteilerschlüssel,
- die Berechnung des Anteils des Mieters,
- den Abzug der geleisteten Vorauszahlungen.
Fehlt einer dieser Punkte, ist die Abrechnung angreifbar. Rechenfehler lassen sich dagegen auch nach Fristablauf noch zugunsten des Mieters korrigieren. Der Mieter darf die Belege einsehen.
Typische Fehler
- Abrechnung kommt nach Ablauf der Zwölf-Monats-Frist
- nicht vereinbarte Kosten werden umgelegt
- Reparaturen werden als Betriebskosten abgerechnet
- Leerstand wird auf die übrigen Mieter verteilt
- Vorauszahlungen fehlen oder sind falsch angesetzt
Nebenkostenabrechnung mit Traymo
In Traymo erfasst du Ausgaben und Zählerstände laufend pro Immobilie. Daraus erstellst du die Nebenkostenabrechnung mit Verteilerschlüssel als PDF und stellst sie deinen Mietern direkt in der App zu – mit Nachweis, wann sie geöffnet wurde.